Comunichi con colleghi, clienti e molte altre persone durante il giorno in modi che non implicano chat faccia a faccia. Dalle e-mail ai fax alle riunioni Zoom e altro ancora, la comunicazione digitale ha rivoluzionato il modo in cui ti connetti con gli altri.
Per assicurarti che la tua comunicazione digitale faccia un’impressione positiva, è importante tenere a mente alcune regole di etichetta di base. Ad esempio, considera i seguenti suggerimenti:
Etichetta per la posta elettronica 101
COME Zoho note, è importante utilizzare saluti professionali, soprattutto quando ci si rivolge a clienti nuovi o potenziali o a un manager o proprietario dell’azienda.
Invece di iniziare un’e-mail aziendale con “Ehi!” o “Ciao a tutti!” è importante utilizzare saluti più formali come “Caro Edward” o “A chi può interessare”. Certo, se stai inviando un’e-mail a un collega che conosci da tempo e lo sei amici, va bene usare un saluto più informale, ma nella maggior parte dei casi quello formale è la scelta migliore.
Inoltre, valuta la possibilità di aggiungere uno slogan e-mail che include il tuo nome completo, titolo professionale, numero di telefono e indirizzo email. Ciò contribuirà a far apparire più visibili le e-mail di lavoro che invii professionale. Fai solo attenzione a non esagerare con slogan o citazioni sotto il tuo nome; le informazioni di base saranno sufficienti.
Includere sempre una copertina del fax
Quando avvisi qualcuno che stai inviando un fax, potresti comprensibilmente supporre che il tuo sia l’unico fax che arriverà.
Tuttavia, se stai inviando un fax a un’azienda impegnata, è probabile che il tuo messaggio si perda in una pila di fax. Per evitare che il tuo fax finisca sulla scrivania sbagliata, assicurati di includere sempre una copertina del fax, come quella gratuita copertine fax da MyFax. Questi modelli includono informazioni importanti come il tuo nome, a chi stai inviando il fax e spazio per una nota sul contenuto del fax.
In questo modo, la persona incaricata di ricevere i fax al destinatario potrà facilmente vedere a chi è destinato il fax e non dovrà perdere tempo prezioso a leggerlo.
Regole per le riunioni a distanza
Può essere incredibilmente conveniente partecipare a una riunione dal tuo salotto tramite Zoom o un altro programma di riunioni virtuali. Ma stare nel comfort di casa propria non dà alle persone carta bianca per essere super casual riguardo al modo in cui si comportano.
COME Hubspot note, arriva in orario per la riunione e, se sei responsabile della chiamata Zoom, termina la riunione all’orario preannunciato. Resisti alla tentazione di controllare la posta e i messaggi durante la chiamata; anche se non stai parlando, è meglio sembrare sempre attento.
Se devi prendere appunti durante la chiamata Zoom, prova a utilizzare carta e penna anziché fare clic sulla tastiera. Un’altra opzione, se preferisci, è disattivare il microfono in modo che gli altri non sentano il tocco dei tuoi tasti. Se hai una domanda durante la chiamata, prova a utilizzare l’emoji “mano alzata” per indicare che hai qualcosa da dire, anziché interrompere.
L’etichetta rende la comunicazione digitale più efficace
La comunicazione digitale ha sicuramente reso molto più facile rimanere in contatto con gli altri sul lavoro. Tenendo a mente alcune regole base dell’etichetta, può essere efficace quanto la comunicazione faccia a faccia e, allo stesso tempo, può aiutare a fare un’impressione positiva sugli altri.
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