Le informazioni sono un bene prezioso al giorno d’oggi, quindi proteggere i dati sensibili è fondamentale per individui, aziende e organizzazioni. I provider di virtual data room (VDR) sono diventati sempre più popolari a seguito dell’espansione esponenziale della comunicazione e della cooperazione digitale e della necessità di uno scambio e di un’archiviazione dei dati sicuri.
Queste piattaforme garantiscono la riservatezza, integrità e accessibilità di informazioni vitali fornendo misure di sicurezza all’avanguardia che superano le tecniche convenzionali di condivisione dei file. Esaminiamo gli elementi di sicurezza migliorati presenti nelle moderne virtual data room e la loro importanza nel preservare la sicurezza dei dati.
Ma perché i dirigenti aziendali scelgono le data room virtuali in primo luogo, e quali sono i principali vantaggi di questo approccio? Ottieni subito delle informazioni approfondite!
Cosa spinge le aziende a passare alle data room virtuali?
Con l’espansione delle aziende arriva la necessità di uno scambio e di un’archiviazione di documenti efficienti e sicuri. In passato, una data room fisica era il metodo standard per conservare importanti documenti aziendali.
Tuttavia, la nostra ricerca mostra che, con l’introduzione di una data room virtuale, un numero crescente di le aziende si stanno spostando verso questo sostituto digitale.
Una spiegazione dietro questa tendenza è il prezzo della data room virtuale. Mentre i costi della data room sono accessibili di per sé, l’investimento in una soluzione virtuale consente di risparmiare fondi che potrebbero essere spesi per l’alloggio e i viaggi associati all’utilizzo di un’alternativa fisica.
Ma oltre al prezzo, ci sono molti altri vantaggi. Esploriamoli in dettaglio.
Protezione dei dati superiore
Tutte le preoccupazioni sulla sicurezza che affliggono i dealmaker durante una fusione e acquisizione (M&A), un’offerta pubblica iniziale (IPO), un round di raccolta fondi, una procedura di due diligence di joint venture o qualsiasi altra transazione che implichi la condivisione di dati sensibili vengono alleviate da una data room virtuale. Angelo Dean, CEO di datarooms.org, afferma che le data room virtuali sono essenziali per rafforzare la sicurezza aziendale, offrendo protezione avanzata e controllo sulle informazioni sensibili nel panorama digitale odierno. Ecco perché gli elementi tipici di fornitori di data room sicure consistere in:
- Una crittografia avanzata dei dati, sia in transito che a riposo, impedisce agli hacker di accedere a informazioni sensibili, anche nell’improbabile eventualità che riescano a mettere le mani sui file della data room.
- Autenticazione a due fattori: implementando l’autenticazione a due fattori, gli utenti hanno a disposizione un ulteriore livello di sicurezza, scoraggiando l’accesso non autorizzato e migliorando la protezione delle informazioni sensibili.
- Distruzione remota: l’amministratore può impedire a un utente di accedere a qualsiasi documento quando viene rimosso dalla stanza virtuale privata.
Filigrana
La filigrana dinamica personalizzata, che sovrappone ai documenti identificatori distinti per tracciarne l’origine e la distribuzione, è una delle capacità disponibili nei provider di data room online. Quando posizionate in diagonale su una pagina o uno schermo, le filigrane sono facilmente osservabili e non ostacolano la leggibilità del testo sottostante. Il testo della filigrana può essere modificato e i seguenti dati dinamici possono essere incorporati:
- Indirizzo email dell’utente
- Indirizzo IP dell’utente
- Data corrente
- Ora corrente
Quando l’identità di un utente viene incorporata nella filigrana, questa funge da barriera semplice ma efficace contro la distribuzione di documenti stampati da parte di lettori non autorizzati, poiché rende evidente al lettore che il contenuto è riservato.
Facilità di integrazione
Connettori facili da configurare per Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft SharePoint e OneDrive sono offerti da diversi repository di documenti virtuali. Grazie al robusto motore di sincronizzazione integrato in questi connettori, il materiale viene aggiornato automaticamente ogni volta che file o cartelle di origine vengono aggiunti, modificati, rinominati o rimossi.
È possibile integrare le operazioni di firma elettronica direttamente nell’ambiente sicuro della VDR grazie alle interfacce offerte da alcuni dei migliori fornitori di data room virtuali.
Misure di sicurezza aggiuntive
Le data room virtuali offrono inoltre misure di sicurezza aggiuntive per salvaguardare i dati privati e garantire che il documento sia accessibile solo a coloro che sono autorizzati.
- Autorizzazioni basate sui ruoli: determinati diritti, come la possibilità di modificare, approvare modifiche o bloccare un paragrafo, possono essere concessi a determinati utenti, mentre ad altri può essere semplicemente consentito di lasciare commenti.
- Sezioni riservate: puoi bloccare il materiale in determinate sezioni di un documento in modo da poter concentrare le modifiche in altre aree.
- Monitoraggio e controllo delle versioni: queste piattaforme di collaborazione non solo tengono traccia delle modifiche, ma archiviano automaticamente anche ogni versione di un documento, che può essere esportato con o senza le modifiche monitorate.
Le data room virtuali si distinguono come indispensabili
In conclusione, l’aumento delle aziende che passano dalle data room fisiche a quelle virtuali può essere attribuito alle impareggiabili funzionalità di sicurezza e ai numerosi vantaggi offerti da queste piattaforme digitali.
Le robuste misure di sicurezza, tra cui crittografia dei dati avanzata, autenticazione a due fattori, capacità di condivisione remota, filigrana, facilità di integrazione e misure di sicurezza aggiuntive come autorizzazioni basate sui ruoli e monitoraggio, garantiscono collettivamente un livello di protezione che supera i tradizionali metodi di condivisione dei file. Inoltre, i guadagni in termini di efficienza e convenienza ottenuti eliminando i vincoli di spazio fisico e scartoffie contribuiscono all’adozione diffusa di data room virtuali.
Mentre le aziende continuano a dare priorità alla sicurezza dei dati e alla semplificazione delle operazioni, le data room virtuali si distinguono come uno strumento indispensabile per una gestione sicura, efficiente e collaborativa dei documenti.
Tutte le immagini sono generate da Eray Eliakik/Bing
