Hai ancora dubbi sull’implementazione di Dynamics 365 Business Central? Facciamo chiarezza!

L’implementazione di Dynamics 365 Business Central è la scelta giusta per la tua azienda?

Stai pianificando di implementare Dynamics 365 Business Central ma non sei ancora sicuro che sia l’ERP giusto per la tua azienda?

È naturale sentirsi incerti quando si prende una decisione su un sistema ERP: dopo tutto, si tratta di un investimento a lungo termine che determinerà le operazioni aziendali per gli anni a venire.

Quindi, se ti stai ancora chiedendo se Implementazione di Dynamics 365 Business Central è la scelta giusta per la tua organizzazione, ci pensiamo noi.

Con la sua crescente popolarità (tra piccole e medie imprese) e vantaggi comprovati in tutti i settori, abbiamo delineato i motivi principali per cui l’implementazione di Dynamics 365 Business Central potrebbe rappresentare la svolta di cui la tua azienda ha bisogno (insieme alle principali fasi di implementazione).

Perché Dynamics 365 Business Central è la soluzione ERP ideale per le aziende moderne

Dynamics 365 Business Central continua a registrare tassi di adozione notevoli, con oltre 15.000 organizzazioni che scelgono la piattaforma e una crescita degli utenti del 200% su base annua. Ciò si traduce in quasi 1.000 nuovi clienti ogni mese, dimostrando la crescente rilevanza della soluzione in tutti i settori.

Ma ciò che rende Business Central un sistema ERP così ricercato?

Esploriamo gli insight chiave, supportati da recensioni popolari di piattaforme come Gartner, per capire perché le aziende gravitano verso questa soluzione.

Facilità d’uso e integrazione

• Gli utenti apprezzano il interfaccia intuitivache semplifica la navigazione e riduce la necessità di una formazione approfondita, consentendo una rapida adozione.

• Inoltre, la sua capacità di integrarsi perfettamente con Strumenti Microsoft (Office 365, Teams, Power BI) e applicazioni di terze parti rende la collaborazione e l’accesso ai dati molto più semplici.

Personalizzazione e scalabilità

• Le aziende apprezzano la flessibilità di personalizzare dashboard, flussi di lavoro e report per soddisfare esigenze specifiche.

• Il sistema è scalabile in modo efficiente, adattandosi alle operazioni in crescita senza interruzioni, rendendolo adatto sia alle piccole che alle grandi organizzazioni.

Efficienza e insight

• L’automazione delle vendite e dell’inventario aiuta a ridurre le attività ripetitive e migliora la concentrazione sul lavoro strategico.

• Gli strumenti di analisi e reporting della piattaforma forniscono informazioni chiare e utilizzabili per supportare un migliore processo decisionale.

Conveniente con un supporto affidabile

• Gli utenti notano spesso che Business Central offre un’alternativa conveniente ai sistemi ERP più costosi. Molte organizzazioni hanno segnalato costi operativi e IT ridotti grazie al modello basato sul cloud, che riduce al minimo la necessità di infrastrutture e manutenzione estese in sede. Le aziende stanno inoltre valutando il prezzo di abbonamento prevedibile a partire da circa $ 70 per utente al mese
• Inoltre, diversi casi di studio mostrano notevoli miglioramenti nella produttività e riduzioni dei costi. Ad esempio, un’organizzazione no-profit ha registrato un aumento di tre volte della produttività e una riduzione del 68% dei costi di produzione dopo l’implementazione di Business Central

Funzionalità di Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central è una soluzione completa di pianificazione delle risorse aziendali progettata per supportare le piccole e medie imprese integrando varie funzioni aziendali in una piattaforma unificata.

Le sue funzionalità modulari garantiscono che le organizzazioni possano gestire in modo efficace i propri dati finanziari, le relazioni con i clienti, le catene di fornitura, le risorse umane, le operazioni di magazzino, la gestione dei servizi e i processi di produzione.

Di seguito, approfondiamo le funzionalità principali di Business Central e i vantaggi che possono apportare alle aziende.

Funzionalità di gestione finanziaria

Business Central semplifica notevolmente la gestione finanziaria con la sua suite di strumenti. Le caratteristiche principali includono:

• Approfondimenti finanziari in tempo reale: Questa funzionalità consente alle aziende di accedere istantaneamente ai propri dati finanziari, ovvero consolida i dati provenienti da vari moduli finanziari, come contabilità clienti, contabilità fornitori e contabilità generale, in un unico dashboard facile da navigare. Inoltre, l’integrazione con Power BI fornisce funzionalità di reporting avanzate, offrendo approfondimenti visivi sui parametri finanziari.
• Budgeting e previsione: gli utenti possono creare budget dettagliati di contabilità generale (G/L) per periodi di tempo specifici, come gli anni fiscali, e adattarli alla struttura finanziaria unica della propria organizzazione. La piattaforma supporta più versioni di budget, facilitando l’analisi degli scenari e le revisioni secondo necessità. Inoltre, Business Central consente l’esportazione e l’importazione dei dati di budget tramite Excel, semplificando la manipolazione dei dati e garantendo l’accuratezza.
• Gestione automatizzata delle buste paga e delle spese: Grazie alla perfetta integrazione con le applicazioni per la gestione delle buste paga, la piattaforma garantisce una gestione accurata e tempestiva delle buste paga. Per la gestione delle spese, Business Central consente ai dipendenti di inviare le spese tramite app mobili, con funzionalità come la scansione automatica delle ricevute e flussi di lavoro di approvazione personalizzabili, semplificando il processo di rimborso.

Funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti

Le funzionalità CRM di Business Central consentono alle organizzazioni di gestire le interazioni con i clienti e migliorare l’erogazione dei servizi in modo efficace. Le caratteristiche includono:

• Monitoraggio completo dei clienti: Dynamics 365 Business Central migliora la gestione delle relazioni con i clienti fornendo una piattaforma centralizzata che consolida i dati dei clienti, tiene traccia delle interazioni e semplifica i processi di vendita. Questa integrazione consente alle aziende di monitorare le relazioni con i clienti in tempo reale, consentendo risposte tempestive a domande e problemi.
• Gestione degli ordini di lavoro: Il sistema semplifica la gestione delle attività di servizio e dei resi dei clienti, snellendo il processo dalla vendita al servizio. Gli utenti possono generare ordini di lavoro dettagliati che specificano ogni aspetto del processo produttivo, dalle materie prime ai requisiti di manodopera, garantendo chiarezza e organizzazione.

Il sistema offre visibilità in tempo reale sullo stato degli ordini di lavoro, consentendo alle aziende di monitorare i progressi, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni informate per mantenere la produzione sulla buona strada. Inoltre, la perfetta integrazione con la gestione dell’inventario garantisce il monitoraggio preciso della disponibilità delle materie prime e aggiornamenti automatici dei livelli di inventario man mano che la produzione avanza.

• Integrazione con Dynamics 365 Sales: Per le aziende che richiedono funzionalità CRM avanzate, Business Central può integrarsi perfettamente con il modulo Dynamics 365 Sales, migliorando il monitoraggio delle vendite e il coinvolgimento dei clienti.

Funzionalità di gestione della catena di fornitura

Business Central offre funzionalità approfondite per ottimizzare le operazioni della supply chain attraverso:

Gestione dell’inventario: Business Central fornisce visibilità in tempo reale sui livelli di inventario in più sedi, consentendo alle aziende di monitorare lo stato delle scorte, i tassi di turnover e la disponibilità dei prodotti. I dashboard personalizzabili mostrano le metriche chiave, consentendo una valutazione rapida e un processo decisionale informato. Inoltre, è possibile configurare avvisi automatici per avvisare le parti interessate quando l’inventario scende al di sotto delle soglie predefinite, garantendo un rifornimento tempestivo e riducendo il rischio di esaurimento delle scorte.

• Ottimizzazione della logistica: La piattaforma centralizza le operazioni logistiche, facilitando la gestione efficiente delle spedizioni, dei trasferimenti e delle attività di magazzino. Gli utenti possono creare e supervisionare i documenti di spedizione, tenere traccia delle consegne e gestire le attività di magazzino da un’interfaccia unificata. Gli strumenti di analisi e reporting integrati forniscono approfondimenti sulle prestazioni logistiche, aiutando a identificare i colli di bottiglia e implementare miglioramenti per una catena di fornitura più reattiva.

• Riordino automatizzato e previsione della domanda: Business Central automatizza i processi di riordino generando ordini di acquisto quando le scorte raggiungono soglie specifiche. Inoltre, la previsione avanzata della domanda utilizza i dati storici sulle vendite e le tendenze del mercato per prevedere le future esigenze di inventario, consentendo decisioni di approvvigionamento proattive. L’integrazione con i dati di vendita e acquisto consente aggiustamenti in tempo reale dell’inventario in base alla domanda attuale, migliorando l’agilità e la reattività.

Funzionalità di gestione delle risorse umane

Per migliorare la gestione della forza lavoro, Business Central include funzionalità HR essenziali:

• Gestione del database dei dipendenti: Gli utenti possono mantenere un archivio centralizzato per i record completi dei dipendenti, che comprendono dettagli personali, qualifiche, ruoli lavorativi, storia lavorativa e parametri di prestazione. Questo sistema centralizzato garantisce ai professionisti delle risorse umane un accesso immediato alle informazioni critiche, facilitando un processo decisionale informato.

La piattaforma semplifica inoltre l’immissione e la manutenzione dei dati, consentendo al personale delle risorse umane di aggiornare facilmente le informazioni sui dipendenti. I flussi di lavoro automatizzati possono avvisare le risorse umane quando le informazioni chiave richiedono un aggiornamento, riducendo errori e omissioni.

Inoltre, i controlli di accesso basati sui ruoli salvaguardano i dati sensibili dei dipendenti, garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere alle informazioni riservate.

• Monitoraggio e reporting delle prestazioni: La capacità di monitorare le prestazioni dei dipendenti e generare report consente alle organizzazioni di identificare aree di miglioramento e supportare lo sviluppo della forza lavoro. Con dashboard e strumenti di reporting visivo, i manager possono ottenere informazioni approfondite sulle prestazioni individuali e del team, facilitando feedback e coaching tempestivi.
• Gestione delle spese: La piattaforma semplifica la gestione delle spese consentendo ai dipendenti di inviare note spese digitali, che si integrano perfettamente con i loro profili. Questa automazione riduce le pratiche burocratiche e accelera il processo di rimborso, migliorando la conformità alle politiche aziendali. I flussi di lavoro di approvazione personalizzati garantiscono che le spese presentate siano riviste e autorizzate in base alla gerarchia organizzativa, con notifiche automatizzate che facilitano un rapido processo decisionale.

Funzionalità di gestione del magazzino

Business Central migliora le operazioni di magazzino attraverso diverse funzionalità chiave:

Business Central fornisce il monitoraggio in tempo reale dei livelli di inventario in più sedi, utilizzando la scansione dei codici a barre e la tecnologia RFID per monitorare i movimenti delle scorte. Man mano che gli articoli vengono ricevuti, prelevati o spediti, il sistema aggiorna automaticamente i record di inventario, garantendo informazioni accurate e aggiornate. Gli utenti possono impostare avvisi automatici per avvisare il personale quando i livelli delle scorte scendono al di sotto delle soglie predefinite, facilitando il rifornimento tempestivo e prevenendo l’esaurimento delle scorte. Gli strumenti di reporting avanzati offrono informazioni dettagliate sul turnover dell’inventario e sulle tendenze delle vendite, consentendo un processo decisionale informato.

• Evasione efficiente degli ordini: La piattaforma semplifica l’evasione degli ordini automatizzando i flussi di lavoro dall’immissione dell’ordine alla spedizione. Alla ricezione di un ordine cliente, Business Central verifica la disponibilità dell’inventario e genera elenchi di prelievo per il personale del magazzino. L’integrazione dei dispositivi mobili consente al personale di accedere alle liste di prelievo e seguire percorsi ottimizzati all’interno del magazzino, riducendo i tempi di recupero. Il sistema assiste inoltre nell’imballaggio e nella spedizione generando la documentazione necessaria, accelerando il processo di evasione. I resi vengono gestiti in modo efficiente, con il sistema che aggiorna i livelli di inventario ed elabora tempestivamente gli ordini di reso.
• Supporto multilingue: Business Central supporta più lingue, consentendo agli utenti di configurare l’interfaccia nella lingua preferita. Questa personalizzazione migliora l’usabilità per una forza lavoro diversificata che opera in diverse regioni. I documenti generati dal sistema, come fatture ed etichette di spedizione, possono essere tradotti nella lingua configurata, garantendo chiarezza e riducendo gli errori dovuti alle barriere linguistiche. I materiali di formazione e l’assistenza clienti sono inoltre disponibili in più lingue, fornendo risorse in linea con le preferenze linguistiche dei dipendenti e migliorando l’esperienza dell’utente.

Funzionalità di gestione della produzione

Microsoft Dynamics 365 Business Central offre funzionalità per ottimizzare le operazioni di produzione, tra cui:

• Pianificazione e programmazione della produzione: La piattaforma fornisce strumenti integrati che consentono agli utenti di creare ordini di produzione dettagliati in base alle previsioni della domanda, ai livelli di inventario e alla disponibilità delle risorse. Gli utenti possono generare un programma di produzione principale (MPS) che allinea le capacità di produzione alla domanda dei clienti, garantendo un utilizzo efficiente delle risorse. Funzionalità di pianificazione avanzate, inclusi i diagrammi di Gantt interattivi, aiutano ad allocare le risorse in modo efficace visualizzando le tempistiche di produzione e identificando potenziali colli di bottiglia. Le funzionalità di pianificazione della capacità valutano la disponibilità di macchinari e manodopera rispetto agli attuali programmi di produzione, suggerendo gli aggiustamenti necessari per raggiungere gli obiettivi di produzione senza sovraccaricare le risorse.
• Visibilità nel flusso operativo: La piattaforma offre accesso ai dati in tempo reale, visualizzando parametri di produzione aggiornati come livelli di lavoro in corso, velocità di produzione e consumo di materiale. I dashboard personalizzabili forniscono informazioni immediate sulle operazioni correnti, consentendo ai manager di monitorare le prestazioni in modo efficace. Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) possono essere personalizzati per tenere traccia di aspetti specifici della produzione, inclusi i tempi di ciclo e l’efficacia complessiva delle apparecchiature (OEE), facilitando la valutazione delle prestazioni e il miglioramento continuo. La piattaforma supporta l’automazione del flusso di lavoro, attivando notifiche o processi in risposta ai cambiamenti nelle condizioni di produzione, mantenendo così la continuità operativa.
• Supporto decisionale basato sull’intelligenza artificiale: Integrando l’intelligenza artificiale, la piattaforma migliora il processo decisionale attraverso analisi predittive e approfondimenti intelligenti. La piattaforma analizza i dati storici per prevedere le esigenze di produzione, consentendo alle aziende di anticipare le fluttuazioni della domanda e adeguarsi di conseguenza. Le raccomandazioni basate sull’intelligenza artificiale aiutano a ottimizzare i processi suggerendo aggiustamenti ai programmi di produzione o all’allocazione delle risorse in base ai dati sulle prestazioni. L’integrazione finanziaria garantisce che le decisioni di produzione siano in linea con gli obiettivi finanziari dell’organizzazione, fornendo una visione olistica delle prestazioni operative e finanziarie.

Implementazione di Dynamics 365 Business Central: una guida passo passo

L’implementazione di Dynamics 365 Business Central richiede un approccio strutturato per garantire una distribuzione senza interruzioni e un successo a lungo termine. Ecco una ripartizione delle fasi chiave coinvolte, insieme alle migliori pratiche per guidare il tuo viaggio:

Dichiarazione di lavoro (SOW)

Inizia redigendo un SOW completo che definisca chiaramente l’ambito, i requisiti e le responsabilità del progetto. I componenti chiave includono:

• Definizione dell’ambito: specificare se l’implementazione utilizzerà funzionalità standard o richiederà personalizzazioni.

• Inclusioni dettagliate: delineare i prezzi, le tempistiche del progetto e impostare una data di scadenza per mantenere la chiarezza.

• Accordo formale: Ottenere le firme sia del cliente che del partner per formalizzare l’impegno.

Fase di scoperta

Questa fase è incentrata sulla comprensione dei processi aziendali esistenti e sul loro allineamento con le funzionalità di Business Central. I passaggi essenziali includono:

• Documento di progettazione funzionale (FDD): documenta le configurazioni del sistema, inclusi i gruppi di registrazione, i dati anagrafici e i moduli richiesti.

• Documento di progettazione tecnica (TDD): dettaglia eventuali personalizzazioni necessarie o nuove funzionalità per soddisfare le esigenze aziendali.

Fase di configurazione

Configura il sistema in base ai requisiti raccolti e prepara i dati per la migrazione. I compiti importanti riguardano:

• Pacchetti di configurazione: utilizzarli per importare dati anagrafici come il piano dei conti, i fornitori e i clienti.

• Modifica in Excel: sfrutta questa funzionalità per aggiornare e pubblicare i dati direttamente da Excel in modo efficiente.

Formazione e test di accettazione degli utenti

Fornire agli utenti gli strumenti per utilizzare il sistema in modo efficace e verificare che soddisfi i requisiti aziendali. Le migliori pratiche includono:

• Formazione completa: Pianificare sessioni con tutto il personale chiave, utilizzando scenari reali per migliorare la pertinenza.
• Documentazione: registrare le sessioni di formazione per riferimento futuro e dedicare tempo sufficiente per affrontare potenziali problemi.

Fase di go-live

Trasferisci il sistema all’ambiente di produzione e inizia le operazioni live. Per garantire il successo:

• Migrazione dei dati: trasferisci i dati dall’ambiente di test utilizzando strumenti come i pacchetti di configurazione.

• Disponibilità al supporto: Risolvi i problemi dell’ultimo minuto con il supporto in loco o virtuale per garantire una transizione fluida.

• Festeggia le pietre miliari: Riconoscere l’impegno e il successo del team per sollevare il morale e incoraggiare l’adozione.

Conclusione

Sono stati apportati molti miglioramenti recenti a Microsoft Dynamics 365 Business Central, concentrandosi sul miglioramento dell’esperienza utente, sull’aumento della produttività e sulla possibilità di una collaborazione senza interruzioni.

Grazie a funzionalità quali tempi di caricamento più rapidi, reattività migliorata di FactBox, hub aziendale multiaziendale e modelli di posta elettronica riutilizzabili, Business Central continua a definire lo standard di efficienza operativa.

Se stai pensando di implementare o ottimizzare Business Central, con i giusti servizi di consulenza di Dynamics 365 Business Central, la tua organizzazione potrà implementare senza problemi una soluzione ERP su misura

A Nalashaa Digital, il nostro team di Consulenti Dynamics 365 sono pronti ad aiutarti a sfruttare al meglio questi progressi. Contattaci oggi per iniziare!